admin 
Šis garso įrašas generuojamas automatiškai. Praneškite mums, jei turite atsiliepimų.
Scottas Franchini yra Finikso įsikūrusios „RedHammer“, užsakomosios apskaitos ir konsultacijų įmonės, besispecializuojančios statybų pramonėje, partneris, ėjęs vadovaujančias pareigas „Deloitte & Touche“, „Deloitte Consulting“ ir „Microsoft“. Nuomonės yra pačios autoriaus.
Buhalterinę programinę įrangą diegiau nuo 90-ųjų pabaigos ir nepaisant visų technologijų pažangos, sėkmingo diegimo pagrindai nepasikeitė.
Bėgant metams mačiau, kad daugybė projektų įvairiose pramonės šakose, įskaitant statybą, nukrypsta nuo vėžių – ne todėl, kad programinė įranga buvo ydinga, o todėl, kad įmonės proceso metu padarė klaidų, kurių buvo galima išvengti.
Naujos programinės įrangos įdiegimas yra didelis iššūkis bet kuriai organizacijai, ypač statybų pramonėje, kur darbų sąnaudų apskaičiavimas, subrangovų valdymas ir atitikties stebėjimas dar labiau apsunkina. Žemiau pateikiame 10 didžiausių klaidų, kurias per daugelį metų mačiau įmonės, diegdamos naujas programinės įrangos sistemas, ir būdus, kaip jų išvengti:
1. Sudėtingumo neįvertinimas
Viena iš svarbiausių bet kokios programinės įrangos diegimo spąstų yra nepakankamas sudėtingumo įvertinimas. Diegiama sistema gali būti sudėtingesnė, nei tikėtasi, arba galite pernelyg supaprastinti procesą, neatsižvelgdami į svarbias detales. Neteisingas sudėtingumo įvertinimas dažnai lemia skubotą įgyvendinimą, todėl kyla pavojus visam projektui.
Norėdami išvengti šios klaidos: Prieš pradėdami diegti, gerai įvertinkite programinės įrangos galimybes ir verslo procesus. Suskirstykite projektą į valdomus etapus, kad būtų galima atlikti išsamų planavimą ir prireikus koregavimus bei pasitelkti dalyko ekspertus, kad jie įvertintų ir suprastų visą projekto apimtį.
Scottas Franchini
Leidimą suteikė RedHammer
2. Nepakankamas planavimas
Nepakankamas projekto planavimas yra dar viena dažna klaida, galinti smarkiai paveikti programinės įrangos diegimo sėkmę. Be gerai apibrėžto plano, kuriame būtų nurodyti projekto tikslai, terminai ir išteklių paskirstymas, įgyvendinimo procesas gali greitai tapti chaotišku.
Norėdami išvengti šios klaidos: Sukurkite išsamų projekto planą, kuriame būtų atsižvelgta į visus įgyvendinimo aspektus, įskaitant pradinę sąranką, testavimą ir palaikymą pradėjus veikti. Paskirkite aiškius vaidmenis ir pareigas, kad užtikrintumėte atskaitomybę ir bendravimą viso projekto metu. Reguliariai peržiūrėkite ir koreguokite planą, kad jis atitiktų projekto tikslus ir terminus.
3. Nepavyko nustatyti iš naujo
Nepastebimas galimybės iš naujo nustatyti pagrindinius elementus, pvz., sąskaitų planą ir išlaidų kodus, yra praleista galimybė pagerinti finansines ir veiklos ataskaitas. Naujos programinės įrangos diegimas yra puikus laikas išvalyti ir pertvarkyti šiuos komponentus, kad jie geriau atitiktų jūsų dabartinius verslo poreikius.
Norėdami išvengti šios klaidos: Prieš pereidami prie naujos sistemos, skirkite laiko esamų finansinių struktūrų įvertinimui ir tobulintinų sričių nustatymui. Pasikonsultuokite su finansų ekspertais, kad sukurtumėte sąskaitų planą ir išlaidų kodus, kurie atitiktų jūsų dabartinius ir būsimus verslo tikslus.
4. Anksti nenustatyti ataskaitų teikimo reikalavimų
Nenustatyti ataskaitų teikimo reikalavimų projekto pradžioje yra didelė klaida. Be aiškaus būtinų ataskaitų supratimo, sistemos konfigūracija gali neatitikti jūsų verslo poreikių, todėl vėliau reikės brangiai kainuojančių koregavimų.
Norėdami išvengti šios klaidos: Prieš konfigūruodami sistemą, atlikite išsamų poreikių įvertinimą, kad nustatytumėte visus ataskaitų teikimo reikalavimus. Bendradarbiaukite su galutiniais vartotojais, kad užtikrintumėte, jog sistema suteiks jiems reikalingų įžvalgų. Be to, įtraukite lankstumą į ataskaitų teikimo struktūrą, kad galėtumėte prisitaikyti prie būsimų verslo pokyčių.
5. Pasikliauti pardavėjais
Pasikliauti vien programinės įrangos pardavėju nustatant ir išbandant sistemą gali būti rizikinga. Nors pardavėjai žino savo produktus, jie gali nevisiškai suprasti jūsų verslo procesus ar unikalius veiklos reikalavimus.
Pardavėjai dažnai sutelkia dėmesį į apibendrintą sprendimą, kuris tinka daugeliui klientų, tačiau gali neatitikti jūsų konkrečių poreikių. Dėl šio neatitikimo gali atsirasti sistema, kuri nevisiškai palaiko jūsų procesus, todėl reikės brangiai atlikti pritaikymus po įdiegimo.
Norėdami išvengti šios klaidos: Aktyviai dalyvaukite sąrankos ir testavimo etapuose, kad įsitikintumėte, jog sistema yra pritaikyta jūsų konkretiems poreikiams. Savo organizacijoje sukurkite daugiafunkcinę komandą, kuri prižiūrėtų diegimą ir testavimą.
6. Jūsų sutarčių nesupratimas
Nuodugniai neperskaičius ir nesupratus sutarties su pardavėju yra dažna klaida. Programinės įrangos pardavėjai ir paslaugų integratoriai paprastai įtraukia pagrindines paslaugas į savo sutartis, o bet koks papildomas darbas dažnai atliekamas keičiant užsakymus, o tai gali padidinti išlaidas.
Norėdami išvengti šios klaidos: Atidžiai peržiūrėkite sutartį, atkreipkite dėmesį į darbų apimtį ir visus papildomus mokesčius. Pasikonsultuokite su teisės ir profesionaliais ekspertais, kurie ne tik supranta teisėtumą, bet ir turi programinės įrangos diegimo patirties, kad užtikrintumėte, jog sutarties sąlygos atitiks projekto sudėtingumą.
7. Nepakankamas mokymas
Dėl nepakankamo mokymo programinės įrangos galimybės gali būti neišnaudotos ir vartotojai gali grįžti prie senų procesų, o tai gali apriboti naujos sistemos efektyvumą.
Norėdami išvengti šios klaidos: Sukurkite išsamų mokymo planą, apimantį visus vartotojo vaidmenis ir sistemos funkcijas. Teikti nuolatinio mokymo galimybes, įskaitant kvalifikacijos kėlimo kursus ir išplėstines mokymo sesijas, ir skatinti mokymosi kultūrą, kai vartotojai jaustųsi palaikomi įsisavindami naują sistemą.
8. Duomenų perkėlimui pirmenybės neteikimas
Duomenų perkėlimas yra svarbus žingsnis, kuris, jei jis nebus atliktas tinkamai, gali sugadinti naują sistemą. Dėl prastai valdomų duomenų perkėlimo gali būti netikslūs arba neišsamūs duomenys, todėl gali kilti didelių problemų atliekant kasdienes operacijas ir priimant sprendimus.
Norėdami išvengti šios klaidos: Pirmenybę teikite duomenų perkėlimui projekto pradžioje, skirdami pakankamai laiko ir išteklių šiai užduočiai atlikti. Naudokite duomenų patvirtinimo įrankius, kad užtikrintumėte tikslumą ir išsamumą prieš pradedant transliuoti. Be to, turėtumėte anksti konvertuoti pagrindinius duomenis ir atlikti svarbiausių operacijų bandomąjį paleidimą, kad įsitikintumėte, jog sistema veikia taip, kaip tikėtasi.
9. Palaikymas po to, kai pradedamas veikti
Nesugebėjimas suplanuoti ar nesuplanuoti paramos po naudojimo pradžios gali labai pakenkti jūsų programinės įrangos ilgalaikei sėkmei. Net patvariausioms sistemoms reikia reguliarios priežiūros, atnaujinimų ir trikčių šalinimo.
Norėdami išvengti šios klaidos: Į pradinį projekto planą ir biudžetą įtraukite palaikymą po gyvavimo pradžios. Sukurkite palaikymo komandą arba sudarykite sutartį su išoriniais tiekėjais, kad būtų galima atlikti nuolatinę priežiūrą ir atnaujinimus. Suplanuokite reguliarius sistemos auditus, kad iš anksto nustatytų ir išspręstumėte visas problemas.
10. Prastas pokyčių valdymas
Prastas pakeitimų valdymas gali sugadinti programinės įrangos diegimą. Žmonės dažnai priešinasi pokyčiams, ypač kai jie sutrikdo nusistovėjusias darbo eigas. Be struktūrinio požiūrio į pokyčių valdymą gali nukentėti naujosios sistemos priėmimas, dėl to bus nepakankamai išnaudojami arba grįžtama prie senų procesų.
Norėdami išvengti šios klaidos: Visoms suinteresuotosioms šalims aiškiai ir nuosekliai perduokite pakeitimo priežastis. Įtraukite pagrindines suinteresuotąsias šalis į sprendimų priėmimo procesą, kad padidintumėte įpirką ir sumažintumėte pasipriešinimą bei teikite nuolatinę paramą ir išteklius, kad padėtų vartotojams prisitaikyti prie naujos sistemos.
Programinės įrangos diegimo kelionė retai būna sklandi, tačiau tinkamai planuojant ir numatant, tai neturi būti nusivylimo ar finansinės įtampos šaltiniu.
Nesvarbu, ar esate maža statybų įmonė, ar pramonės milžinas, svarbiausias dalykas yra toks: pati programinė įranga retai sukelia problemų – viskas priklauso nuo to, kaip ją įdiegiate.
