Subrangovų įtraukimas naudojant ShareFile – AEC verslas

Statyba vis dar apima daug rankinio informacijos rinkimo ir dokumentų tvarkymo darbų. Siekiant sumažinti išlaidas ir sumažinti riziką, kitas statybos įmonių žingsnis yra sisteminti ir automatizuoti dokumentų rinkimą, mokymus ir komunikaciją.

Nuoseklus įtraukimas užtikrina, kad subrangovai atitiktų visus norminius ir saugos reikalavimus. Dėl to sistemingai tikrindami licencijas, sertifikatus ir draudimą galite išvengti brangiai kainuojančių teisinių problemų ir projekto vėlavimo.

„ShareFile“ suteikia aplinką, skirtą dalytis dokumentais ir darbo eigomis prisijungimo metu. Tai suteikė galimybę daugiau nei 90 000 organizacijų saugiai dalytis duomenimis ir bendradarbiauti rengiant dokumentus. Jis yra universalus, paprastas naudoti ir siūlo centralizuotą bendrą duomenų aplinką (CDE), kurioje GC gali bendrinti failus su visomis projekto suinteresuotosiomis šalimis.

Pateikiame geriausios praktikos pavyzdžius GC, kurie nori efektyviai naudoti „ShareFile“ prekybos partneriams ar subrangovams įtraukti.

Kaip GC, turėtumėte sukurti standartinę aplanko struktūrą, kurią galėtumėte naudoti kiekviename projekte. Atskiro aplanko su standartiniais poaplankiais sukūrimas kiekvienam subrangovui yra puikus būdas užtikrinti duomenų saugumą. Taip pat reikia bendrinamų aplankų failams, kuriuos gali pasiekti kiekvienas rangovas, pvz., mokymo medžiaga.

„ShareFile“ leidžia apibrėžti aplankų šablonus, kuriuos galite naudoti kiekviename projekte, projekto sąrankoje ir subrangovų įtraukime. Šablonai yra dinamiški, todėl visi jūsų pridėti nauji poaplankiai tampa prieinami kiekviename projekte, kuriame naudojote šablonus.

Tikriausiai jau turite pavyzdinius dokumentus, kuriuos dažnai naudojate sudarant sutartis. Naudodami ShareFile galite juos paversti šablonais, kad sutaupytumėte laiko ir išvengtumėte klaidų.

Šablonas gali būti, pavyzdžiui, PDF dokumentas su laukais, kuriuos nuvilkite ant jo. Laukai priklauso nuo vaidmens – kai kuriuos turite užpildyti kaip CG, o kitus – subrangovui. Jūs nustatote tvarką, kuria partneriai pildo ir pasirašo sutarties dokumentą.

„ShareFile“ automatiškai el. paštu siunčia šalims, kad jos pasirašytų dokumentą, kai tik jį pateiksite. Tada pasirašyti dokumentai saugomi subrangovo sutarčių aplanke.

Galite pateikti subrangovui visų dokumentų – licencijų, sertifikatų, draudimo sertifikatų, saugos įrašų ir kt. –, kurių jums reikia norint pradėti bendradarbiauti, kontrolinį sąrašą. Tačiau sistemingesnis procesas yra prašyti failų per ShareFile.

Kai siunčiate failų užklausas, subrangovas gauna el. laišką su nuoroda į įkėlimo puslapį. Kai failai bus paruošti, gausite pranešimą su nuoroda į naujus failus. Kadangi procesas vyksta naudojant „ShareFile“, visada gaunate naujausią informaciją apie užklausas ir pateikimus.

Kiekvienas projektas turi specifinių saugos ir kitų mokymo poreikių. Pavyzdžiui, turite užtikrinti, kad rangovai žinotų, kaip naudoti skaitmeninius įrankius, kad praneštų apie pažangą ar kokybės problemas.

ShareFile gali talpinti visą mokymo medžiagą, kurią subrangovas turi užpildyti prieš įeidamas į svetainę. Rangovai turi pasirašyti atitikties dokumentą, patvirtinantį, kad jie sėkmingai baigė mokymą. Laimei, tai taip pat lengva padaryti naudojant ShareFile.

Prisijungimo metu galite susitikti su subrangovais. ShareFile yra puikus būdas bendrinti protokolus ir kitus dokumentus su visomis įgaliotosiomis šalimis.

Naudojant ShareFile, o ne el. paštą, norint bendrinti susitikimo protokolus ir dokumentus, padidinamas saugumas ir efektyvumas, kartu galima bendradarbiauti realiuoju laiku. Skelbtina informacija yra saugi, o visos suinteresuotosios šalys turi galimybę laiku gauti reikiamą informaciją 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę.

Čia paminėjau tik keletą pagrindinių „ShareFile“ galimybių, tačiau yra daug daugiau. Naudodami ShareFile taip pat galite kurti darbo eigas, tvarkyti pataisas ir integruoti su kitomis verslo sistemomis.

Nauja funkcija, kuri padės GC, yra dirbtinio intelekto sukurtas dokumentų užklausų sąrašų generavimas, kuris pašalina neautomatines pastangas kuriant dokumentų užklausų sąrašus. Galite automatiškai generuoti tikslius dokumentų užklausų sąrašus, pateikdami raginimą, kuriame išdėstomi jūsų poreikiai.

Statybos užsakovai nori, kad jų rangovai pristatytų projektus, kaip sutarta. Kad tai pasiektų, visi projekto rangovai ir tiekėjai turi sukurti pasitikėjimo grandinę, o organizuotas ir skaidrus įtraukimo procesas yra esminė šios grandinės grandis. O padidėjęs pasitikėjimas greičiausiai lems palankesnes subrangovų sutarčių sąlygas, kurios yra būtinos verslo aplinkoje, kurioje nuolat auga išlaidos.

Sužinokite daugiau apie tai, kaip ShareFile tarnauja statybų pramonei.